Prise de RDV par l'assuré

Vous pouvez donner la possibilité à l'assuré de choisir lui-même la date et l'heure du RDV.

Plusieurs conditions sont nécessaires à la prise de RDV en ligne:

  • Dossier traité en EAD
  • Aucun rendez-vous futur sur le dossier
  • L’expert affecté au dossier a des plages horaires configurées dans les Paramètres
  • Le bureau traitant a un email valide
  • L’assuré a un email valide

 

Dans l'écran "Rendez-vous", cliquez sur "Prise de rendez-vous par l'assuré":

 

Une fois l'action confirmée, un email est envoyé à l'assuré lui permettant de prendre rendez-vous en ligne

Attention ! L'email n'est envoyé que si des créneaux sont disponibles dans les 10 jours à venir !

 

Après avoir cliqué sur le lien, l'assuré est redirigé vers la page lui permettant de choisir la date et l'heure du RDV:

 

Une fois la demande de RDV confirmée, l'assuré reçoit un email de confirmation et la notification de RDV correspondante s'affichera dans Avensys (uniquement par l'assistante) afin de vous permettre d'accepter ou refuser la prise de RDV.

Le RDV sera également récupéré et affiché dans le dossier correspondant:

 

Si vous confirmez le RDV, un email est automatiquement envoyé à l'assuré pour lui confirmer le créneau sélectionné.

En cas de refus, un email est automatiquement renvoyé à l'assuré l'invitant à choisir un nouveau créneau.

Notifications aux cabinet

Quand le lien est envoyé, vous trouverez sur la page l'information de l'état du RDV (en cours ou expiré)

Lors du choix du créneau une notification pour l'assistant.e et l'expert.e du dossier apparaît dans l’icône en haut de l'application :

En cliquant sur la notification, vous êtes redirigé vers le listing "RDV EAD" (accessible également depuis le menu Accueil > Gestion des Rappels); une fois sur la page vous retrouverez le.s RDV à valider.

Pour le valider cliquez sur la coche verte

Option "Aucun créneau trouvé"

Si parmi les créneaux proposés, aucun ne convient à l'assuré , celui ci peut cliquer sur "Aucun créneau trouvé"

Une fenêtre avec les informations du cabinet s'affichera et lui permettra de vous contacter directement

i Attention, le nombre de jours disponibles pour la réservation se fait par les administrateurs dans le menu Paramètres > Voir le menu complet > Configuration du logiciel

 

Configuration des créneaux

La configuration des créneaux (plages horaires) est à réaliser par le siège, les administrateurs, ou bien directement dans le calendrier Avensys à l'aide de l’icône "Horloge":

Dans l'exemple ci-dessus, l'expert aura des créneaux les lundis, mardis et jeudis matin, les lundis , mercredi et jeudis après-midi.